豊田支店が移転しました

  1. ラティスについて

2023年3月1日付で、豊田支店が新オフィスに移転しました。
私自身は東京勤務の身であるものの、今回、移転プロジェクトのリーダーを任せて頂いたのでこの場を借りてお披露目させて下さい。
(豊田支店では中途採用のポジションがありますので、興味のある方はこちらよりぜひご応募下さい)

移転プロジェクトの目的

オフィスの移転、となると引越ほど気軽にはなかなか決められない&進められないものです。
通常業務を行いながらの並行業務となりますし、コストもそれなりにかかってきます。
そんな中、ラティスが移転を決定したのは次のような目的があったからです。

「オフィス移転により快適性を高めると共に、協働しやすいオフィス環境を構築すること」

ラティスでも2020年以降、出社と在宅のハイブリッドワークを続けてきました。
在宅でも滞りなく仕事はできることが分かりましたが、その一方で「じゃあ、なぜ出社する必要があるんだろう?」という当然の疑問も。

そのような中で本社/支店を問わず「オフィスの位置づけ」を再定義する必要がある、という結論に至りました。
当初は移転ではなく「レイアウト変更」で本社/支店共にオフィスを改造しようと進めていたのですが、ありがたいことに売上見込みが良いとのことで「移転」が決定しました。
(今回は優先順位の関係で豊田支店となりましたが、上記の経緯から近いうちに本社についても移転する予定です)

どのようにプロジェクトが進んでいったのか

豊田支店を拠点に働くメンバーは約10名(当時)
それほど規模も大きくなく、また利便性から最寄駅である「豊田市駅」から近い物件が条件だったので、場所自体はスムーズに決まりました。

実際に働いているメンバーから意見まとめ役の方を2名(支店リーダー)選出頂き、10月1日にプロジェクトはキックオフしました。
原状回復工事までを3月31日に終了させる必要があったので、6か月間のプロジェクトでした。


※キックオフ時に引いたスケジュールですが、ほぼこの通りに進んだので一安心です。

2022年10月
一番最初にスタートしたのは、現場まとめ役の方による「保管書類や収納している物量や収納スペースの現地調査」
写真付きでわかりやすくまとめて頂けたので、この後のレイアウト設計が大いに捗りました(大感謝)
並行して私の方ではオフィスレイアウトのコンセプトを作成、無事に役員の方々に承認頂きました。

これらの現場の情報と予算、オフィスコンセプトを踏まえた上で、レイアウト案を作成してゆきました。
オフィスの印象を決めるデスクやキャビネットは、支店リーダーのお2人と実物を見ながらイメージを共有できたのは、とても楽しかったです。

2022年11月
色々微調整がありましたが、最終的にこのようなレイアウトに決定しました。

支店の皆さんのお仕事内容を考慮すると、ダブルモニターで仕事ができる方が良いということもあり、昇降デスクやオフィスデスクを多めに配置しています。
一方でこれまでより会話や打合せがしやすいよう、フリースペースや座席間の必要以上の仕切り等をなくし、誰がいるかが一目でわかるようになっています。

ここから東京では各種工事業者様との調整(配線図や工事範囲の確認)、豊田では引越に向けた断捨離作業がスタートしました。

2022年12月
レイアウトの詳細(実際の什器の選定・最終調整)と各種工事の手順・工程表の調整が始まりました。
一番面白かったのは各什器のマテリアルを選定するところ。
同じ木目に見えても微妙に違ったり、組み合わせも考えたり・・・最終的にはデザイナーさんのご意見も聞きながら決定しましたが、家のリノベーションをすると素材に凝りたくなる人の気持ちが少しわかった気がしました。

最後まで調整していたのが、エントランス。
一般的な白壁にするか、黒壁にするか・・・

支店で働く方に意見を聞いたところ「黒壁がいい!」とのことでした。
(個人的にも黒壁一択だったのでうれしい限り)

年末ぎりぎりに発注手配を完了し、いよいよ年明けから工事が始まることになります。

2023年1月
それほど広いオフィスではないので、工事の日程自体はそれほど長期間にはならないものの、他のテナント様へ迷惑をかけないタイミングで工事をしてゆくことが必要になります。
このため施工業者様には土日も多く対応頂くことになりました(本当にありがとうございました)
全体の工程はざっくり「墨出し」→「空調・電気工事」→「会議室の壁・床工事」→「電気配線・LAN配線など対応」→「家具搬入」で、結果的に「墨出し」以外は2月の工事で間に合いました。

また1月末のタイミングで段ボール等引越し資材も支店に届き、支店メンバーは引越に向けて断捨離&梱包作業がスタートしました。

2023年2月
いよいよ工事が大詰め、月末には引越しが控えています。
全てが新しくなるのであればシンプルだったのですが、実際には社内セキュリティを確保するための機材の移設工事、サーバーラックの移設工事、電話回線の移設工事、複合機の移設工事。。。と移設するものも多く、この辺りは情報システムグループの皆さんの方でほぼ対応頂きました。
タイミング含め、細かな調整と当日の立会い&回線開設までご対応頂き、本当にありがとうございました。

私は最終工事調整等を本社で進めながら、引越しの前日に新オフィスの検査にお邪魔しました。
その際、撮影が趣味という社内屈指のカメラマンにも同席頂き、全体像を撮影頂いたのでこの場を借りてご紹介します。
ぜひ採用面接で多くの方が訪れて下さったらうれしいな、と思っています。

実際のオフィスお披露目

エントランス。
入口のインターフォンで呼び出して頂き、ドアを開くと当社のロゴが出迎えてくれます。
新しい「豊田支店」の顔です。

エントランスの横は会議室になっており、お客様との打ち合わせ(対面・オンライン問わず)が実施できるようになっています。

執務スペース内はこんな感じです(パース図そのままです)
入口からまず見える景色。

現在は各席に外付けモニターが設置されています。
奥に見えるグレーの衝立がある座席は電動式昇降デスクになっています。
気分によってスタンディングで作業ができます。

フリースペース(移動が自由にできるエリア)

カーペットからフローリングに床材が変わっています。
このエリアのデスクは折り畳み可能で、スタッキングすると広いスペースが確保できます。
VRの検証やデモを行うことがある当社ならではのスペースです。

フリースペースの奥には資料を広げて使えるデスクと防音ブースがあります。

防音ブースは本社にも設置したものと同一ですが、一つはスタンディング(電話ボックスに近いイメージですね)になっているのが特長です。
これまでのオフィスでは執務スペース内でオンラインmtgを実施すると、他の人の声が入ってしまうといった問題がありました。
そういった問題を解決するためにもこのような防音ブースが必要不可欠だったので、しっかり設置しています。

最後に別の角度からの全体像

以前のオフィス写真がないため、ビフォーアフターをお伝えするのが難しいのですが、全体的に明るく・広々とした室内になったのが大きな変化でしょうか。

新しい働き方にどこまでフィットしてゆくかはこれからですが、これからも少しずつ改善を加えながら、良いお仕事ができる環境になってゆけば良いなと思っています。

Rico

2013年入社。管理部門で色々やってる人です。

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